Der klassische “Kunde” im B2B ist selten eine Einzelperson – vielmehr sprechen wir von ganzen Teams, die gemeinsam einkaufen, Budgets verantworten, Genehmigungen einholen oder später Rechnungen verwalten. Wer als Händler im B2B-Bereich erfolgreich sein will, braucht deshalb mehr als einen gut sortierten Produktkatalog. Gefragt sind intelligente Rollenkonzepte und digitale Einkaufsprozesse, die nicht nur komfortabel, sondern auch compliance-konform sind. Comsysto Reply realisiert seit über 15 Jahren komplexe e-Commerce-Lösungen – darunter viele für den B2B-Bereich. Und gerade dort sehen wir: Der Unterschied zwischen “funktioniert irgendwie” und “funktioniert richtig gut” liegt oft in den Details wie der Benutzerverwaltung.
Der Einkauf ist Teamarbeit – und braucht klare Rollen
In typischen B2B-Kundenorganisationen gibt es nicht “den” Einkäufer, sondern unterschiedliche Rollen mit klar getrennten Verantwortlichkeiten:
- Bedarfsanforderer (Requestor): identifiziert den Bedarf und legt Warenkörbe an.
- Einkäufer (Buyer): führt die Bestellung durch, prüft ggf. alternative Produkte oder Rahmenverträge.
- Freigeber (Approver): gibt die Bestellung formal frei – oft abhängig von Budgetgrenzen oder Artikeltypen.
- Administrator: verwaltet Nutzer, Budgets, Rollen und Berechtigungen innerhalb des Kundenkontos.
Moderne B2B-Shops ermöglichen es, diese Rollen technisch abzubilden – mit individuell konfigurierbaren Rechten, klaren Zuständigkeiten und einem übersichtlichen Dashboard für alle Beteiligten.
Kollaborative Beschaffung in der Praxis
Ein typisches Beispiel: Eine Abteilung benötigt neues Equipment. Der Bedarfsanforderer stellt einen Warenkorb zusammen und sendet diesen zur Prüfung an den zuständigen Einkäufer. Dieser kann Produkte anpassen oder Alternativen vorschlagen. Erst nach finaler Genehmigung durch den Budgetverantwortlichen wird der Warenkorb zur Bestellung freigegeben.
Der gesamte Prozess erfolgt digital im Shop – inklusive Benachrichtigungen, Kommentarfunktion und Historie. So wird aus einem internen Abstimmungschaos ein transparenter, nachvollziehbarer Workflow.
Der Freigabeprozess als Compliance-Booster
Gerade in regulierten Branchen oder bei hohen Bestellvolumina ist ein nachvollziehbarer Freigabeprozess unerlässlich. Gute B2B-Shops bieten dafür:
- Genehmigungs-Workflows mit Eskalationsregeln
- Budgetgrenzen auf Nutzer- oder Abteilungsebene
- Audit-Trails, die alle Aktionen dokumentieren
- Integration in ERP- oder Einkaufssysteme, um Medienbrüche zu vermeiden
Das erhöht nicht nur die Rechtssicherheit, sondern schafft auch Vertrauen bei allen Stakeholdern.
Und was bedeutet das für Shop-Betreiber?
Wer heute einen B2B-Shop plant oder betreibt, sollte Rollen und Freigaben nicht als “Nice-to-have” sehen – sondern als kritisches Feature, das über Kaufabbrüche oder Kundenbindung entscheiden kann. Einfache Benutzeroberflächen, durchdachte Rollenmodelle und flexible Freigabestrukturen sind längst kein Luxus mehr, sondern Standarderwartung großer B2B-Kunden.
Und je besser der Shop an die internen Prozesse der Kund:innen anschließt, desto größer ist die Chance auf langfristige Partnerschaften und wiederkehrende Umsätze.
Standardplattform oder individuelle Entwicklung?
Nicht jede Plattform kann die Anforderungen komplexer B2B-Strukturen out-of-the-box abbilden. Gerade bei individuellen Prozessen, mehreren Mandanten oder tiefen ERP-Integrationen kann sich eine maßgeschneiderte Lösung lohnen. Custom Software Development erlaubt:
- die exakte Abbildung der unternehmensspezifischen Rollen und Workflows,
- eine flexible Anpassung an sich ändernde Anforderungen,
- sowie die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen (z. B. ERP, CRM, DMS).
Natürlich bringt Individualentwicklung auch höhere initiale Kosten mit sich – aber die Investition rechnet sich, wenn Standardlösungen an ihre Grenzen stoßen. Gerade im B2B, wo Kundenbindung, Prozesseffizienz und Compliance zentrale Erfolgsfaktoren sind, kann die passgenaue Lösung zum echten Wettbewerbsvorteil werden.
Das war’s für heute – und so geht’s weiter
Kollaborative Beschaffung ist mehr als ein IT-Thema – sie ist Ausdruck einer neuen, vernetzten Einkaufsrealität im B2B. Wer diese Prozesse digital, effizient und nutzerfreundlich abbildet, schafft echten Mehrwert.
In der nächsten Woche teile ich wie schon in der letzten Ausgabe angekündigt meine eigenen Thesen für die nächsten Monate im e-Commerce. Inspiriert ist das Ganze von der K5 in Berlin, wo genau dieses Format den Auftakt der Konferenz geprägt hat.
Bis nächste Woche!
Christian & das Comsysto Reply e-Commerce Lab