Auch im Jahr 2025 setzen viele Unternehmen auf direkte Kundenbetreuung – und die läuft in den meisten Fällen noch immer über E-Mail. Kein Wunder: E-Mails sind schnell, flexibel und in keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Doch sie sind auch ein enormer Zeitfresser. Gerade im Vertrieb summiert sich der manuelle Aufwand schnell auf mehrere Stunden pro Tag – Zeit, die besser in Kundenbeziehungen oder strategische Themen fließen könnte. Hier liegt enormes Optimierungspotenzial, das sich mit modernen Sprachmodellen (LLMs) einfach ausschöpfen lässt. Die Automatisierung von E-Mail-basierten Prozessen gehört zu den Bereichen, in denen LLMs ihre Stärken besonders deutlich ausspielen können – wie wir bereits in einer früheren Ausgabe gezeigt haben. Comsysto Reply realisiert seit über 15 Jahren komplexe e-Commerce-Lösungen für Kunden aus allen Branchen. Parallel dazu analysieren wir Trends und Best Practices in unserem e-Commerce Lab. Unsere Insights teilen wir hier – jede zweite Woche dienstags!
Systemintegration als Schlüssel zum Erfolg
Die größte Herausforderung liegt oft nicht in der KI selbst, sondern in der Integration: Für eine automatisierte Prozessunterstützung müssen verschiedenste Informationen aus CRM-, ERP- und Ticketsystemen zusammengeführt werden. Nur wenn diese Anbindung reibungslos funktioniert und der gewachsene Unternehmensprozess optimal unterstützt wird, kann das volle Potenzial einer KI-gestützten E-Mail-Automatisierung gehoben werden.
Zwischen Standardsoftware und maßgeschneiderter Lösung
Um diesen Spagat effizient zu meistern, entwickeln wir im Comsysto e-Com Lab sogenannte Referenz-Applikationen. Diese enthalten die Kernlogik eines bestimmten Business-Cases – etwa der E-Mail-Automatisierung im Vertrieb – und dienen als Basis für kundenspezifische Projekte. Darauf aufbauend werden nur noch die individuellen Erweiterungen und Integrationen umgesetzt – also Adapter zu bestehenden Systemen, Workflows und User Interfaces. So entsteht eine Lösung, die schnell einsatzbereit ist, aber trotzdem perfekt zum jeweiligen Unternehmen passt.
Use Case: E-Mail-Automatisierung im Vertrieb
Die aktuelle Referenz-Applikation fokussiert auf genau diesen Anwendungsfall. Ziel ist es, dass die KI möglichst viel Routinearbeit übernimmt, während die finale Entscheidung weiterhin beim Menschen liegt. Fachanwenderinnen und -anwender sollen die Ergebnisse prüfen, bei Bedarf anpassen – und so werden manuelle Schritte minimiert und gleichzeitig schrittweise Vertrauen in die Automatisierung aufgebaut.
So sieht die Zukunft der E-Mail-Bearbeitung aus
Ein Screenshot aus unserer Prototyp-Anwendung zeigt, wie eingehende E-Mails automatisch klassifiziert werden. Jede Anfrage wird dabei in ihre unterschiedlichen Anliegen zerlegt – zum Beispiel Angebotsanfrage, Lieferstatus oder Reklamation – und jeweils einem spezialisierten AI-Agenten zugeordnet.
Die Referenz-Implementierung kann dadurch verschiedene Anliegen innerhalb einer E-Mail erkennen und für jedes Anliegen eine optimierte Unterstützung und eine spezifische Benutzeroberfläche bereitstellen. So lassen sich auch komplexe Sachverhalte strukturiert bearbeiten, ohne auf eine rein manuelle Bearbeitung zurückfallen zu müssen.
Das Ergebnis: Der Mensch behält die Kontrolle, die KI übernimmt Routine und Kontextaufbereitung – und gemeinsam entsteht eine deutlich effizientere und qualitativ hochwertigere Kundenkommunikation.
Das war’s für heute – und so geht es weiter
In der nächsten Ausgabe widmen wir uns wieder einem zentralen Architekturaspekt moderner Unternehmenssoftware: Composable Commerce – und wie modulare Systeme Innovation und Effizienz im Vertrieb weiter steigern können.
Bis in 2 Wochen!
Christian & das Comsysto Reply e-Commerce Lab